Gizlilik politikası ve aydınlatma metni

Bu metin, EduPanel web paneli ve mobil uygulamasında hangi kişisel verilerin, hangi amaçla ve nasıl işlendiğini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında açıklar.

1. Roller: kim sorumlu?

EduPanel'i kullanan okul, öğrenci, veli ve personel verileri bakımından veri sorumlusudur; verileri hangi amaçla toplayacağına okul karar verir. [Şirket unvanı] ([Şirket adresi]) EduPanel hizmetini sağlayan veri işleyen olarak verileri yalnızca okul adına ve bu metinde belirtilen amaçlarla işler.

2. İşlenen veriler

• Hesap bilgileri: ad soyad, e-posta, telefon, rol (yönetici, öğretmen, veli, öğrenci) ve şifrenin geri döndürülemez özeti.
• Öğrenci bilgileri: ad soyad, sınıf, doğum tarihi, cinsiyet, fotoğraf, veli bağlantısı.
• Okul kayıtları: yoklama, sınav notları, ders programı, yemek listesi, duyurular, etkinlik paylaşımları ve fotoğrafları.
• Sağlık verileri (özel nitelikli): alerjiler, kullanılan ilaçlar ve okulda ilaç verme programı ile verilen dozlar. Yalnızca veli tarafından ya da velinin talebiyle okul tarafından girilir.
• Yetkili kişiler: öğrenciyi alabilecek/acil durumda aranacak kişilerin adı, yakınlığı, telefonu ve (isteğe bağlı) fotoğrafı.
• İletişim: veli–öğretmen mesajları, randevu talepleri, alım talepleri ve bildirimler.
• Teknik veriler: oturum bilgisi, mobil cihazın anlık bildirim anahtarı (push token) ve işlem kayıtları (kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı).

Uygulama reklam göstermez, konum verisi toplamaz ve kullanıcıları reklam amacıyla izlemez.

3. Amaçlar ve hukuki sebepler

• Eğitim hizmetinin yürütülmesi, veli ile okul arasındaki iletişim ve öğrencinin güvenliği (öğrenciyi yalnızca yetkili kişilere teslim etme) — sözleşmenin ifası ve okulun meşru menfaati (KVKK m.5/2-c, f).
• Okulda ilaç verilmesi ve acil durumda doğru müdahale — sağlık verileri için velinin açık rızası (KVKK m.6). Rıza verilmezse sağlık bilgisi uygulamaya girilemez.
• Etkinlik fotoğraflarının çocuğun sınıfındaki velilerle paylaşılması — velinin açık rızası. Rıza verilmeyen çocuğun yer aldığı fotoğraflar paylaşılmaz; öğretmen paylaşım yaparken bu çocukların listesini görür.
• Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi ve yapılan işlemlerin kaydı — hukuki yükümlülük ve meşru menfaat.

4. Açık rıza ve kararlarınızın kaydı

Veliler uygulamaya ilk girişte bu metni okuduklarını onaylar ve her çocukları için sağlık verileri ile fotoğraf paylaşımı konusunda ayrı ayrı karar verir (açık rıza metni). Kararlar metnin sürümü ve tarihiyle saklanır; veli kararını istediği zaman uygulamadaki Onaylarım bölümünden değiştirebilir. Rızanın geri alınması, geri almadan önceki işlemleri etkilemez. Metin değiştiğinde onay yeniden istenir.

5. Kimler görebilir?

Erişim veritabanı düzeyinde kurallarla sınırlandırılmıştır: veli yalnızca kendi çocuğunun kayıtlarını, öğretmen yalnızca kendi sınıflarını, yönetici yalnızca kendi okulunu görür. Bir okulun verileri başka bir okula görünmez. Veriler üçüncü kişilere satılmaz.

Veli–öğretmen yazışmalarını yalnızca yazışmanın tarafları (veli ve öğretmen) görür. Okul yönetimi dahil başka hiç kimse bu yazışmaları okuyamaz, değiştiremez ya da silemez. Bir hesap silindiğinde o hesabın yazışmaları da silinir.

6. Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışına aktarım

Hizmet aşağıdaki altyapı sağlayıcılarıyla çalışır; bu sağlayıcılar verileri yalnızca hizmeti sunmak için işler:

• Supabase — veritabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama. Sunucu bölgesi: Japonya (Tokyo).
• Vercel — web uygulamasının barındırılması.
• Expo, Apple ve Google — mobil anlık bildirimlerin cihaza iletilmesi (bildirim metni bu servislerden geçer).
• Anthropic (ABD) — yalnızca okulunuz Yapay Zekâ Koç özelliğini açmışsa ve veli ayrıca açık rıza vermişse: öğrencinin deneme sonuçları, konu başarıları, yanlış soru sayıları ve çalışma süreleri, adı, kimlik bilgisi ve okulu gönderilmeden değerlendirme üretmek için işlenir. Rıza verilmezse bu aktarım yapılmaz.

Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunduğundan veriler KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarılır. Aktarım, Kanunun öngördüğü uygun güvencelerle (ör. Kurulca ilan edilen standart sözleşmeler) yapılır. [Hukuki kontrol: aktarım dayanağı ve standart sözleşmenin Kurula bildirimi teyit edilmeli.]

7. Saklama süresi

Veriler, okul EduPanel'i kullandığı ve ilgili kayıt eğitim-öğretim ilişkisi için gerekli olduğu sürece saklanır. Hesap silindiğinde kişisel veriler silinir ya da anonim hâle getirilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (ör. işlem kayıtları) bu süre boyunca erişimi kısıtlanarak tutulur.

8. Güvenlik

Bağlantılar şifrelidir (HTTPS). Şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır. Fotoğraflar herkese açık değildir, yalnızca yetkili kullanıcıya kısa süreli bağlantıyla gösterilir. Önemli işlemler (yetkili kişi değişikliği, alım kararı, ilaç verme, hesap işlemleri) değiştirilemez biçimde kaydedilir.

9. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi öncelikle veri sorumlusu olarak okulunuza iletebilirsiniz; bize [kvkk@alanadiniz.com] ya da [KEP adresi] (KEP) adresinden de ulaşabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. Hesabınızın silinmesi için hesap silme sayfasına bakın.

10. Çocukların verileri

Öğrencilere ait veriler okul ve veli tarafından girilir. Öğrenci hesapları yalnızca okul tarafından açılır ve öğrenci yalnızca kendi ders programını, sınav sonuçlarını ve randevularını görür.

11. Çerezler

Web paneli yalnızca oturumunuzu açık tutmak için zorunlu çerezler kullanır. Reklam, analiz ya da izleme çerezi kullanılmaz; bu nedenle çerez tercihi sorulmaz.

12. Değişiklikler

Bu metin güncellendiğinde yukarıdaki tarih değişir. Önemli değişiklikler uygulama içinden duyurulur.